Le tableur de suivi que tu n'as jamais fait, en une phrase

Ton suivi de devis vit dans ta tête, sur un carnet ou au fond de tes mails. Le tableur qui réglerait ça, tu sais qu'il te manque, et tu ne l'as jamais construit parce que ça demande une soirée et un logiciel que tu ne maîtrises pas. Depuis la semaine dernière, ça demande une phrase.

Décris ton tableur, ne le construis pas

Un bon tableur généré commence par une bonne description, pas par une connaissance d'Excel. Trois éléments suffisent : les colonnes avec leurs noms exacts, une ou deux lignes d'exemple fictives, et ce que tu veux voir calculé tout seul. L'outil s'occupe des formules, de la mise en forme et des totaux.

Où coller la phrase ? Dans l'outil que tu utilises déjà. ChatGPT et Claude produisent un fichier Excel à télécharger. Et depuis le 29 octobre, Gemini crée le Google Sheets directement dans la conversation, modifiable sur place, sur le web.

Les quatre prompts à copier

Quatre suivis reviennent dans toutes les TPE de Guadeloupe : les devis, les impayés, le planning, le stock. Chaque prompt se copie tel quel, puis tu remplaces les colonnes par les tiennes. Le modèle suit ta description, pas un modèle standard.

Pour le suivi de devis :

`` Crée un tableur de suivi de devis pour mon entreprise. Colonnes : numéro de devis, date d'envoi, client, objet, montant HT, statut (envoyé, relancé, accepté, refusé), date de relance prévue. Ajoute deux lignes d'exemple fictives. Calcule automatiquement le total des devis en attente, le total des devis acceptés du mois et le taux d'acceptation. Mets en évidence les devis envoyés depuis plus de 15 jours sans réponse. ``

Pour la relance des impayés :

`` Crée un tableur de suivi des factures impayées. Colonnes : numéro de facture, client, montant TTC, date d'émission, date d'échéance, jours de retard calculés automatiquement à partir de la date du jour, dernière relance, prochaine action. Ajoute deux lignes d'exemple fictives. Classe les lignes par jours de retard décroissants et calcule le montant total en retard. ``

Pour le planning d'équipe :

`` Crée un planning d'équipe hebdomadaire pour 4 personnes. Une ligne par personne, une colonne par jour du lundi au samedi. Chaque case contient le chantier ou la mission du jour. Ajoute une colonne qui compte les jours travaillés par personne, et une ligne d'alerte quand moins de 2 personnes sont disponibles le même jour. ``

Pour l'inventaire de stock :

`` Crée un tableur d'inventaire de stock. Colonnes : référence, désignation, quantité en stock, seuil d'alerte, prix d'achat unitaire, valeur totale calculée automatiquement, fournisseur, délai de réapprovisionnement en jours. Ajoute deux lignes d'exemple fictives. Calcule la valeur totale du stock et liste à part les références passées sous leur seuil d'alerte. ``

Les trois vérifications avant de t'en servir

Un tableur généré se vérifie sur un cas dont tu connais déjà le résultat. Prends une ligne, refais le total à la main, compare. 2 minutes de calcul mental valent mieux qu'une erreur sur un devis signé.

Deuxième contrôle : ajoute toi-même une ligne nouvelle et regarde si les calculs la prennent en compte. Une formule qui s'arrête à la ligne 10 est le défaut le plus courant des tableurs générés.

Troisième contrôle, le plus sérieux : tes vrais noms de clients et tes vrais montants ne vont pas dans la conversation. Tu décris avec des exemples fictifs, tu remplis les vraies données ensuite, dans le fichier, sur ton ordinateur. La règle à poser avec ton équipe est détaillée dans notre modèle de charte IA.

Ton premier tableur ce soir

Choisis le suivi qui te fait perdre du temps depuis le plus longtemps et colle le prompt dans ton outil habituel. Entre deux chantiers ou après la fermeture, 10 minutes suffisent pour le premier essai, vérifications comprises. D'autres prompts prêts à copier t'attendent sur la page ressources, et le suivi de devis est un bon point de départ : c'est celui qui rapporte le plus vite.